Scope van het project
Sonical kon recent de Expense Management-module implementeren bij Karel de Grote Hogeschool (KdG) in Antwerpen. Dankzij deze integratie binnen D365 Finance & Supply Chain verloopt het beheer van onkosten nu volledig digitaal en sluit het naadloos aan op de bestaande financiële processen van de hogeschool. Als implementatiepartner ondersteunt Sonical KdG bij de verdere digitalisering van hun ERP-omgeving.
Over Karel de Grote Hogeschool
Karel de Grote Hogeschool is een toonaangevende hogeschool in Antwerpen, opgericht in 1995, met meer dan 16.000 studenten en circa 1.500 medewerkers. De instelling staat bekend om haar praktijkgerichte aanpak, waarbij innovatie, duurzaamheid en maatschappelijke verantwoordelijkheid centraal staan. KdG biedt een breed scala aan opleidingen in business, onderwijs, gezondheidszorg, media & design, maatschappelijk werk en technologie. Met zeven campussen en tal van partners in binnen- en buitenland is KdG een belangrijke speler in het Vlaamse hoger onderwijs.
Van Excel naar een toekomstgerichte oplossing
Tot voor kort werden onkostennota’s bij KdG hoofdzakelijk manueel verwerkt. Dit betekende tijdsverlies en een verhoogde kans op fouten. Dankzij de implementatie van de Expense Management-module binnen D365 Finance & Supply Chain is het volledige proces nu digitaal, gestroomlijnd en geïntegreerd met de bestaande financiële workflows.
Waarom Expense Management zo'n krachtige tool is voor KdG:
- Volledige digitalisatie van onkosten: Van upload tot goedkeuring, alles verloopt digitaal en centraal.
- Snellere verwerking & minder fouten: Automatische controles en integratie met financiële workflows zorgen voor een vlotte en correcte afhandeling.
- Realtime inzicht: Uitgaven zijn direct inzichtelijk per team, project of medewerker.
- Transparantie & compliance: Gestandaardiseerde beleidsregels verhogen de transparantie en waarborgen naleving.
- Mobiele registratie: Medewerkers kunnen hun onkosten eenvoudig via de app registreren en indienen, waar en wanneer ze willen.
- Efficiëntie en controle: Minder dubbele handelingen, snellere goedkeuringen en een kortere doorlooptijd van indiening tot uitbetaling.
Projectdoelstellingen en resultaat
Met deze module kan KdG haar uitgavenproces efficiënter beheren, tijd winnen en de financiële controle versterken — precies waar moderne onderwijsorganisaties nood aan hebben. Het project werd gerealiseerd volgens de Microsoft Success by Design-methodologie, met een sterke focus op procesoptimalisatie, betrouwbaarheid en gebruiksgemak voor alle betrokkenen.
Samenwerking en toekomst
De samenwerking met het enthousiaste team van KdG verliep bijzonder vlot. Door te kiezen voor standaardprocessen en het minimaliseren van maatwerk, kan KdG rekenen op een oplossing die eenvoudig te beheren is , snel inspeelt op veranderende behoeften en maximale transparantie biedt in het uitgavenbeheer.