Over de organisatie:
Deze snelgroeiende onderneming binnen de Belgische Health & Beauty‑sector ontwikkelt en distribueert hoogwaardige, natuurlijke verzorgings‑ en gezondheidsproducten. Dankzij een sterk netwerk van professionele verdelers, zowel nationaal als internationaal, kende de organisatie de voorbije jaren een sterke uitbreiding van haar productportfolio, ordervolumes en operationele complexiteit.
Door die groei ontstond een duidelijke nood aan structuur, uniformiteit en schaalbaarheid. De bestaande werking — opgebouwd uit losse tools, manuele stappen en parallelle processen — bood niet langer de transparantie en efficiëntie die nodig waren om de organisatie toekomstbestendig te maken.
Uitdagingen:
Financiële processen:
De financiële processen werden deels manueel en deels in verschillende systemen beheerd. Dit leidde tot langere afsluitcycli en beperkte rapporteringsmogelijkheden.
Order- en voorraadbeheer miste transparantie
- picklijsten werden manueel samengesteld,
- voorraadverschillen kwamen vaak pas laat aan het licht,
- Beperkt inzicht in stock
Webshop en backoffice functioneerden niet als één ecosysteem
De webshop speelde een steeds belangrijkere commerciële rol, maar de connectie met het backoffice‑systeem was niet optimaal.
De aanpak:
Na vergelijking van verschillende systemen koos deze organisatie voor Microsoft Dynamics 365 Business Central als nieuw end‑to‑end ERP‑platform. De implementatie werd bewust opgesplitst in drie overzichtelijke fases om verandering beheersbaar te houden en waarde snel tastbaar te maken.
Fase 1: finance first:
De eerste stap bestond uit het centraliseren van alle financiële processen in Business Central. Dit legde de basis voor uniforme rapportering en efficiënte administratieve workflows.
Fase 2: Aankoop en verkoop geïntegreerd met de webshop
In de tweede fase werden de aankoop- en verkoopstromen volledig hertekend en gekoppeld aan de bestaande webshop. Dit zorgde voor:
- automatische synchronisatie van artikelen, prijzen en voorraad,
- een naadloze orderflow van online verkoop tot levering,
- efficiëntere verwerking van bestellingen en backorders via integratie met Shopify
- automatische integratie met transporteurs
- minder manuele administratie.
Hierdoor werd Business Central het operationele hart van zowel interne teams als het e‑commercekanaal.
Fase 3: digitalisering van het magazijn
De derde fase stond in het teken van efficiëntere logistieke processen. Een mobiele WMS‑oplossing – Tasklet Factory – werd uitgerold op de werkvloer.
Magazijnmedewerkers kunnen dankzij barcodescanning nu:
- goederenontvangst digitaal registreren,
- pickopdrachten sneller uitvoeren met minimale fouten,
- verzendingen automatisch verwerken via scanning,
- stocktellingen uitvoeren met realtime updates.
Dit bracht een directe verbetering in snelheid, nauwkeurigheid en voorraadbetrouwbaarheid.
Het resultaat:
De samenwerking had als doel één toekomstbestendig, geïntegreerd platform te creëren dat alle kernprocessen – van finance en aankoop tot verkoop, logistiek en webshopbeheer – samenbrengt. Dit leidde tot hogere operationele efficiëntie dankzij scanning en automatisering, kortere doorlooptijden van bestelling tot levering en een transparante, vlottere keten. Bovendien is het systeem schaalbaar, waardoor de organisatie zorgeloos verder kan groeien.