Steady Digital Transformation for Neuhaus.
Lang voor het digitale tijdperk zijn intrede deed, opende Neuhaus haar eerste boetiek in Brussel. Meer dan 150 jaar later maakt het bedrijf wereldwijd naam en faam met zijn heerlijke chocolade, die zowel online als in meer dan 1500 locaties wordt aangeboden. De familiezaak bereidt zich nu verder voor op de digitale transformatie die we doormaken en wil elke medewerker klaarstomen om mee te stappen in een efficiënt digitaal werkproces waarin de uitmuntende service en kwaliteit aan de klant wordt gewaarborgd én verder kan verbeteren.
Alle neuzen in dezelfde richting
Neuhaus zet sterk in op digitalisering, niet enkel vanuit efficiëntieoverwegingen maar ook om zijn medewerkers een aantrekkelijke en moderne werkplek te bieden. Omdat het bedrijf aanvoelde dat het aan de vooravond van een digitale transformatie stond, liet het zich door Sonical begeleiden om enerzijds hun interne processen te verbeteren en anderzijds elke medewerker volledig in het verhaal mee te krijgen.
Om vanuit een business point of view een goed zicht op de huidige processen én de organizational readiness te krijgen, liepen we mee met de IT-afdeling en leerden we:
- waar mogelijkheden tot procesoptimalisatie lagen
- op welke vlakken de business weerstand zou kunnen bieden
- hoe we de teams het best konden betrekken in het digitalisatietraject
We begrepen al snel dat Neuhaus voor een ingrijpende transformatie stond en dat de KaaS-methodologie de meest duurzame manier zou zijn om dit impactvolle changetraject te implementeren.
Stap 1: Optimalisatie interne communicatie
Eens de digitale noden duidelijk waren, startten we met de opzet van MyNeuhaus in SharePoint. Deze interne communicatietool bundelt alle info die voor iedereen binnen Neuhaus beschikbaar moet zijn en wordt nu ook als dagelijkse nieuwspagina gebruikt om medewerkers op de hoogte te houden van het reilen en zeilen binnen het bedrijf. Efficiënte interne communicatie brengt niet alleen tijdswinst met zich mee, maar zorgt ook voor tevreden en betrokken collega’s.
De opzet van MyNeuhaus als eerste onderdeel van de volledige digitale transformatie was geen lukrake beslissing: het is de ideale manier om iedereen op een ongedwongen manier vertrouwd te maken met de SharePoint-omgeving.
Stap 2: Van offline netwerkschijven naar the cloud
Tegelijkertijd startten we achter de schermen met de implementatie van Office365. We betrokken de medewerkers in het traject door ze hun huidige mappen en files te laten inventariseren. Noodzakelijk voor ons om de structuur in Office365 op te zetten, maar ook de perfecte gelegenheid om de users al inzicht te bieden op wat komen zou. Terwijl wij de implementatie naar Office365 voorbereidden, konden zij desgewenst al trainingen voor o.a. Teams en SharePoint volgen. Deze eerste kennismaking met Office365 zorgde voor een zachtere migratie van de data op verschillende netwerkschijven op een offline server naar de implementatie van een nieuwe structuur in Office365 in the cloud.
Dit ingrijpende traject hebben we bewust in verschillende fases doorgevoerd. We startten met marketing, HR en IT – doorgaans de key users om draagvlak voor interne verandering te creëren – voor we in een tweede en derde fase ook de sales en andere afdelingen migreerden.
Resultaat: geslaagde digitale transformatie in zes maanden tijd
Bij elke go live hoorde een opstarttraining in kleine groepen van zo’n 15 trainees, zodat iedereen meteen aan de slag kon. Vervolgens boden we verschillende trainingen per onderdeel aan, voor wie een opfrissing nodig had of zich verder in de tools wilde verdiepen om er nog meer uit te halen. Samen met de organisatie van Q&A cafés, online community sessions en regelmatige publicaties van tips & tricks op MyNeuhaus, zorgt de totaliteit van het KaaS-aanbod ervoor dat iedereen op zijn tempo en volgens zijn noden de digitale transformatie goed doorstaat en dat Neuhaus als één team klaar is voor de toekomst.