Focus op taken met toegevoegde waarde
Hogeschool Howest telt 8000 studenten die één van de 24 bacheloropleidingen volgen op hun campussen in Oostende, Brugge of Kortrijk. Kunt u zich voorstellen hoeveel docenten en gastdocenten er op deze campussen rondlopen? De hoeveelheid sollicitaties, interviews en administratief werk die dit zou vergen? Je zou denken dat de praktische organisatie van het personeel bergen gegevens oplevert.
Wel, wij konden het ons ook niet voorstellen. Dankzij onze automatiseringsoplossing kan de HR-afdeling van Howest in een paar muisklikken hun volledige personeelsprocedure registreren en afhandelen.
"Onze mensen zijn onze grootste hulpbron. We moeten onze medewerkers continu kunnen begeleiden en opvolgen. Daarom had HOWEST 2 jaar geleden een Office 365 en cloud oplossing nodig. Als early adopters contacteerden we Arcade om de IT-afdeling te helpen een sprong voorwaarts te maken in ons staffingproject. Dankzij de slimme automatisering van Sonical kan onze HR-afdeling nu in enkele seconden personeelsdossiers registreren en afhandelen."
Uitdagingen en oplossingen
Eerste uitdaging
Personeels- en HR-administratie gaat gepaard met veel papierwerk en het bijhouden van nauwgezette kandidatendossiers. HOWEST had een online database nodig om de productiviteit van dit proces te versnellen. De oplossing moest de administratieve last verlichten zodat medewerkers zich konden richten op taken met meer toegevoegde waarde, zoals het evalueren op culturele fit, effectieve onboarding, of persoonlijke begeleiding van medewerkers.
Microsoft-technologie om sollicitanten snel en doeltreffend op te volgen
Allereerst maakt geautomatiseerde personeelswerving een proces dat ooit zeer geïndividualiseerd, tijdrovend en moeilijk was, tot een proces dat gebruik maakt van Microsoft-technologie om sollicitanten snel en effectief op te volgen. Om de productiviteit te verhogen gebeurt dit allemaal via één digitaal online formulier. De relevante documenten worden automatisch gegenereerd, zodat HR binnen een paar klikken direct een online dossier per persoon kan aanmaken. Hoe gemakkelijk is dat?
Tweede uitdaging
Staffing is HOWESTs core business. Alle informatie moet beschikbaar, transparant en traceerbaar zijn, voor een organisatie die 80% van haar middelen aan staffing besteedt. Elke geautoriseerde medewerker moet de tool kunnen monitoren en benaderen vanaf het moment dat de flow start met externe/interne vacaturepublicaties, gevolgd door selectiefasen, om te eindigen met een onboarding procedure. De HR-afdeling wil efficiënt communiceren en ervoor zorgen dat alle HOWEST-medewerkers op dezelfde pagina zitten (zonder de eindeloze heen-en-weer e-mails).
Transparante en traceerbare informatie
Office 365 biedt een geconsolideerd platform waarmee HR-teams kunnen communiceren. Niet alleen verbetert dit de interne organisatie van HOWEST, maar met de geïntegreerde mogelijkheid om agenda’s te delen, kunnen ze gemakkelijk afspraken inplannen zonder voortdurend met elkaar te moeten overleggen. Bovendien voegt onze oplossing transparantie en traceerbaarheid toe aan het staffingproces. HOWEST kan monitoren welke medewerkers in welke fase van de selectieprocedure betrokken zijn en de juiste medewerkers inschakelen wanneer dat nodig is.
Gecentraliseerde informatie
Derde uitdaging
Er zijn compliance-criteria waaraan bedrijven moeten voldoen als het gaat om het verwerken van documentatie tijdens personeelsprocedures. Daarom had HOWEST een cloud-gebaseerde tool nodig die alle informatie kan centraliseren en een veilige verwerking van grote hoeveelheden gegevens mogelijk maakt.
Office 365 is een volledig geïntegreerde oplossing en werkt ook voor documenten, spreadsheets en andere Microsoft-bestanden. HR kan cv’s en functiespecificaties gemakkelijk delen en waar nodig notities toevoegen. Met de ingebouwde beveiliging en voortdurende compliance van Office 365 kan HOWEST te allen tijde controleren waar hun gegevens zich bevinden en wie er toegang toe heeft.