De Boekhouding on fasttrack met de Business Central voor Asogem

Asogem is de grootste onafhankelijke importeur-distributeur van huishoudapparaten in de Benelux, waaronder de bekende merken Beko en Grundig. In meer dan 6 decennia is Asogem niet alleen volger, maar zeker ook leider geweest in een sector waar de technologische ontwikkelingen elkaar in hoog tempo lijken op te volgen. Om bij te blijven, moet de ruggengraat van elke organisatie solide, stabiel en toekomstbestendig zijn. Dit groeiend besef bracht Asogem ertoe Sonical in te schakelen om het boekhoudsysteem te vervangen door Microsoft Dynamics 365 Business Central

350.000 apparaten per jaar

Waren in het begin elektrische, gas- en stookolieproducten de belangrijkste producten van Asogem uit Aartselaar. Maar, in de loop der jaren richtte het bedrijf zich in zijn rol als importeur en distributeur steeds meer op de eerste categorie. Een succesvolle zet, zo is gebleken. Vandaag wordt zo’n 70% van de omzet gegenereerd door de import en distributie van witgoed, goed voor zo’n 350.000 toestellen per jaar, waaronder huishoudapparaten, wasmachines, stofzuigers, televisies en keukenapparatuur, aangevuld met inbouwapparatuur en andere. Het middelpunt van al deze activiteiten? De keuken.

Interne keuken?

Hoewel er veel successen werden geboekt door zich op dit gebied te concentreren, zouden andere gebieden steeds meer aandacht vragen. De interne keuken van Asogem vroeg vernieuwing op het vlak van hun boekhouding en logistiek. Dit om de groei verder te ondersteunen. Het werd Asogem zelf duidelijk dat het tijd was voor verandering, door het herontwerpen van hun bedrijfsapplicaties en te beginnen met die voor de boekhouding. En zo riepen ze de hulp in van Sonical.

Microsoft Dynamics 365 Business Central: een gefaseerde implementatie

Voor de boekhouding werd al snel gekozen voor Microsoft Dynamics 365 Business Central, aangezien de hoofdaccountant van Asogem al enige ervaring had met deze toekomstbestendige oplossing (zij het toen nog als Navision, de vroegere naam). Maar aangezien in een eerste fase beslist werd om enkel het boekhoudsysteem te vernieuwen, en voorlopig bij het AS/400-logistieke systeem te blijven, was het belangrijk om de operationele continuïteit van Asogem te verzekeren tijdens de uitrol van het systeem. Iets wat Sonical by Arcade op het lijf geschreven was!

Microsoft Dynamics 365 Business Central

Fase 1: Analyse

De koppeling tussen logistiek en boekhouding is van cruciaal belang om automatische boekhoudkundige transacties te genereren zodra een logistieke operatie plaatsvindt. Als de communicatie tussen de twee modules wordt verstoord, kunnen er problemen ontstaan. Voorzichtigheid was dus geboden. 

Na een analyse met de hulp van de derde partij die verantwoordelijk is voor het beheer van de AS/400-oplossing, bleek echter dat de integratie van Microsoft Dynamics 365 Business Central met de AS/400 minder ingewikkeld zou zijn dan eerder werd aangenomen. 

Fase 2: Communicatie en integratie

Dankzij de kennis die opgedaan werd bij het doorlichten van de huidige oplossing, slaagde Sonical by Arcade er samen met de vroegere beheerder van het AS/400-systeem in om in een mum van tijd en zonder enige operationele vertraging een integratie te realiseren tussen het nieuwe boekhoudpakket en het bestaande logistieke systeem. Vanaf augustus 2021 – na amper twee maanden ontwikkeling – is het nieuwe geïntegreerde Business Central-systeem operationeel bij Asogem.

Fase 3: Inzet in Nederland en ook in de logistiek

Naast de hoofdvestiging in Mechelen (België) heeft Asogem ook in Nederland een stevige voet aan de grond. Het is dan ook niet meer dan logisch dat de volgende stap is om de nieuwe configuratie ook in de Zoetermeerse dochteronderneming uit te rollen. 

Fase 4: Een perfecte afstemming tussen systemen

Het best mogelijke scenario naast Microsoft Dynamics 265 Business Central uitsluitend te gebruiken voor alles wat met boekhouding te maken heeft, is om het ook te gebruiken voor het beheer van de logistieke component. Op die manier kunnen bedrijven profiteren van een naadloze integratie tussen operationele activiteiten zoals logistiek, en de financiële opvolging van die activiteiten.

Conclusie

Asogem kan terugblikken op een zeer geslaagde samenwerking met Sonical, vooral omwille van de transparantie die het bedrijf zowel voor als tijdens het project aan de dag legde. Tijdens deze transparante analysefase werd in nauw overleg beslist dat de implementatie gefaseerd zou gebeuren, om zo de operationele continuïteit van Asogem te vrijwaren. Sonical nam de uitdaging zonder aarzelen aan en stemde af met de systeembeheerder van de AS/400 oplossing, om de compatibiliteit van beide systemen te verzekeren.

Heeft uw bedrijf ook een nieuw IT-systeem nodig? Weet dan dat u, door te kiezen voor Microsoft Dynamics 365 Business Central, deze niet allemaal in één keer hoeft aan te pakken, maar dat dit ook gefaseerd kan gebeuren! Zo hoeft u niet meteen naar de toekomst te springen, met het risico in een val te lopen, maar kunt u geleidelijk stappen zetten, wanneer u er klaar voor bent!

Wilt u meer weten over een ERP-implementatie?