Une transformation digitale constante pour Neuhaus
Bien avant l’ère numérique, Neuhaus a ouvert sa première boutique à Bruxelles. Plus de 150 ans plus tard, l’entreprise s’impose dans le monde entier avec son délicieux chocolat, proposé à la fois en ligne et dans plus de 1 500 établissements. L’entreprise familiale se prépare désormais davantage à la transformation numérique que nous vivons et veut préparer chaque employé à entrer dans un processus de travail numérique efficace dans lequel l’excellence du service à la clientèle et de la qualité peut être garantie et encore améliorée.
Se déplacer dans la même direction
Neuhaus est fortement engagée dans la digitalisation, non seulement pour des raisons d’efficacité mais aussi pour offrir à ses employés un lieu de travail attractif et moderne. Parce que l’entreprise sentait qu’elle était à la veille d’une transformation numérique, Sonical l’a guidée afin d’améliorer ses processus internes d’une part, et d’autre part d’impliquer pleinement chaque employé.
Pour avoir une bonne vision des processus actuels ainsi que de l’état de préparation de l’organisation d’un point de vue commercial, nous avons accompagné le département informatique et avons appris :
- où se trouvent les possibilités d’optimisation des processus
- dans quels domaines l’entreprise pouvait opposer une résistance
- comment impliquer au mieux les équipes dans le processus de numérisation.
Nous avons rapidement compris que Neuhaus était confronté à une profonde transformation et que notre méthodologie KaaS serait le moyen le plus durable de mettre en œuvre cette trajectoire de changement impactante.
Étape 1 : Optimiser la communication interne
Une fois les besoins numériques définis, nous avons commencé à mettre en place MyNeuhaus dans SharePoint. Cet outil de communication interne regroupe toutes les informations qui doivent être accessibles à chacun chez Neuhaus et est désormais également utilisé comme page d’actualités quotidiennes pour tenir les employés informés des tenants et aboutissants de l’entreprise. Une communication interne efficace permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de garantir la satisfaction et l’engagement des collègues.
La mise en place de MyNeuhaus comme première partie de la transformation numérique complète n’était pas une décision prise au hasard : c’est le moyen idéal de familiariser tout le monde avec l’environnement SharePoint de manière décontractée.
Étape 2 : Vers le cloud
En même temps, nous avons commencé à mettre en œuvre Office365 en coulisses. Nous avons impliqué les employés dans le processus en leur demandant de faire l’inventaire de leurs dossiers et fichiers actuels. Nécessaire pour nous permettre de mettre en place la structure dans Office365, mais aussi l’occasion parfaite de donner déjà aux utilisateurs un aperçu de ce qui allait se passer. Pendant que nous préparions la mise en œuvre d’Office365, ils pouvaient, s’ils le souhaitaient, déjà assister à des sessions de formation sur des sujets tels que Teams et SharePoint. Cette première introduction à Office365 a permis une migration en douceur des données présentes sur différents lecteurs réseau sur un serveur hors ligne vers la mise en œuvre d’une nouvelle structure dans Office365 dans le cloud.
Nous avons délibérément mis en œuvre ce processus de grande envergure en plusieurs phases. Nous avons commencé par le marketing, les RH et l’informatique – généralement les utilisateurs clés pour créer un soutien au changement interne – avant de migrer les ventes et les autres départements dans une deuxième et troisième phase.
Résultat : une transformation digitale réussie en six mois
Chaque « go live » comprenait une formation de démarrage en petits groupes d’une quinzaine de stagiaires, afin que chacun puisse se lancer immédiatement. Par la suite, nous avons proposé plusieurs sessions de formation par composant pour ceux qui avaient besoin d’une remise à niveau ou qui souhaitaient approfondir les outils pour en tirer encore plus de profit. Avec l’organisation de cafés de questions-réponses, de sessions de la communauté en ligne et de publications régulières de trucs et astuces sur MyNeuhaus, l’ensemble de l’offre KaaS permet à chacun de vivre la transformation numérique à son rythme et selon ses besoins, et à Neuhaus d’être prêt pour l’avenir en tant qu’équipe unie.