Rationalisation des processus RH

Se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée

L’université des sciences appliquées de Howest, compte 8000 étudiants qui suivent l’un des 24 programmes de bachelor sur ses campus d’Ostende, de Bruges ou de Courtrai. Pouvez-vous imaginer le nombre d’enseignants et de conférenciers invités qui arpentent ces campus ? La quantité de candidatures, d’entretiens et de travail administratif que cela nécessiterait ? On pourrait penser que l’organisation pratique du personnel génère des montagnes de données.

Eh bien, nous ne pouvions pas l’imaginer non plus. Grâce à notre solution d’automatisation, le département RH de Howest peut enregistrer et gérer l’ensemble de ses procédures de recrutement en quelques clics seulement.

"Notre personnel est notre plus grande ressource. Nous devons être en mesure de guider et de surveiller en permanence notre personnel. C'est pourquoi HOWEST a eu besoin d'une solution Office 365 et cloud il y a 2 ans. En tant qu'adopteurs précoces, nous avons contacté Sonical by Arcade pour aider le département informatique à prendre un bon départ dans notre projet de recrutement automatisé. Grâce à l'automatisation intelligente de Sonical by Arcade, notre département RH peut désormais enregistrer et traiter les dossiers du personnel en quelques secondes."

Frederik D'hulster, directeur de l'éducation et de l'internationalisation, HOWEST

Défis et solutions

Premier défi

L’administration du personnel et des RH implique beaucoup de support papier et la tenue de dossiers méticuleux sur les candidats. HOWEST avait besoin d’une base de données en ligne pour accélérer la productivité de ce processus. La solution devait alléger la charge administrative pour que les employés puissent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme l’évaluation de l’adéquation culturelle, l’intégration efficace ou l’orientation personnelle des employés.

la technologie Microsoft pour assurer un suivi rapide et efficace des candidats

Tout d’abord, le recrutement automatisé transforme un processus autrefois très individualisé, long et difficile en un processus qui utilise la technologie Microsoft pour assurer un suivi rapide et efficace des candidats. Pour augmenter la productivité, tout se passe via un formulaire numérique en ligne. Les documents pertinents sont générés automatiquement de sorte en quelques clics, les RH peuvent immédiatement créer un dossier en ligne par personne. Quelle facilité, non?

Deuxième défi 

Le recrutement de personnel est l’activité principale de HOWEST. Toutes les informations doivent être disponibles, transparentes et traçables, pour une organisation qui consacre 80 % de ses ressources au recrutement. Tout employé autorisé doit être en mesure de contrôler et d’accéder à l’outil à partir du moment où le flux commence par les publications de postes externes/ internes, suivi des phases de sélection, pour se terminer par une procédure d’intégration. Le département RH souhaite communiquer efficacement et s’assurer que tout le personnel de HOWEST est sur la même longueur d’onde (sans les interminables allers-retours d’e-mails).

 

Informations transparentes et traçables

Office 365 fournit une plateforme consolidée par laquelle les équipes RH peuvent communiquer. Non seulement cela améliore l’organisation interne de HOWEST, mais avec l’option intégrée de partage des calendriers, elles peuvent facilement planifier des rendez-vous sans avoir à se consulter en permanence. En outre, notre solution ajoute de la transparence et de la traçabilité au processus de recrutement. HOWEST peut contrôler quel personnel est impliqué dans quelle phase de la procédure de sélection et faire intervenir les bons employés en cas de besoin.

Informations centralisées

Troisième défi

Il existe des critères de conformité que les entreprises doivent respecter lorsqu’il s’agit de traiter la documentation pendant les procédures de recrutement. C’est pourquoi HOWEST avait besoin d’un outil basé sur le cloud qui puisse centraliser toutes les informations et permette le traitement sécurisé de grandes quantités de données. 

En tant que solution totalement intégrée, Office 365 fonctionne également pour les documents, les feuilles de calcul et les autres fichiers Microsoft. Les RH peuvent partager facilement des CV et des spécifications de postes tout en ajoutant des notes si nécessaire. Grâce à la sécurité intégrée et à la conformité continue d’Office 365, HOWEST peut contrôler à tout moment où se trouvent ses données et qui y a accès.

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