Microsoft Global: Azelis

Sonical est ravi de participer à la publication de cette histoire de client sur Microsoft Global. Nous avons eu l’occasion de montrer que de grands projets peuvent être parfaitement réalisés par de petits partenaires Dynamics. Avec Daxperience, nous avons uni nos forces en tant que A Collective et avons obtenu de grands résultats. Lisez l’histoire qui vous est présentée par Microsoft :

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Cas De Test

Un fournisseur de services d'innovation de premier plan établit une nouvelle norme industrielle avec D365.

Azelis est le premier fournisseur mondial de services d’innovation dans le domaine des produits chimiques de spécialité et des ingrédients alimentaires, apportant des produits de haute qualité, une expertise technique et un support de service local sur 15 marchés mondiaux dédiés. Avec plus de 60 laboratoires et plus de 3 000 employés dans 57 pays, le principal distributeur de produits chimiques continue à développer les bonnes formulations pour le succès et la croissance. Des soins personnels aux produits pharmaceutiques et aux solutions environnementales, Azelis est au cœur de tout ce qui touche à notre vie quotidienne.

Mais qu’est-ce qui est au cœur d’Azelis ? Pour une entreprise opérant dans un espace aussi complexe, la réponse est étonnamment simple : les relations. L’engagement d’Azelis à être « les connecteurs et les créateurs de nouvelles possibilités infinies qui touchent la vie des gens partout, de manière quotidienne et extraordinaire » n’est pas seulement une promesse faite aux clients et aux partenaires. C’est une promesse faite à tous ceux qui font partie de l’entreprise. Leur principe de « numérique avec une touche humaine » combine les deux passions de l’entreprise, l’innovation et la connexion. Leurs formules de pointe sur tous les marchés sont impressionnantes, mais leur engagement envers les interactions et les expériences quotidiennes de chaque partie prenante est tout aussi impressionnant. Rendre la journée de quelqu’un plus facile est aussi important que de rendre un écran solaire plus efficace ou un détergent à lessive plus écologique.

« L’innovation par la formulation » est leur principe directeur, et pas seulement en laboratoire. Cela inclut l’investissement dans les outils et technologies numériques qui permettent aux clients, partenaires et employés de faire l’expérience d’Azelis avec facilité, clarté et efficacité. Et c’est pourquoi Azelis s’appuie sur Microsoft en tant que partenaire de confiance pour formuler une solution entièrement connectée et adaptée au cloud dans toute l’entreprise.

© Azelis

Se heurter à des obstacles à la mise à l'échelle.

Outre la croissance organique, les fusions et acquisitions font partie de la stratégie commerciale d’Azelis. En acquérant plusieurs entreprises chaque année, la société a vu son chiffre d’affaires annuel passer de 1,8 milliard d’euros à 2,8 milliards d’euros (2021) en trois petites années. Mais le besoin quasi constant d’intégrer de nouvelles plateformes, de nouvelles personnes et de nouveaux environnements s’est fait au détriment de l’évolutivité de leur ancien système de gestion des ressources d’entreprise (ERP). En 2018, les intégrations du système se faisaient sur site avec des centres de données dans le monde entier, nécessitant à chaque fois des contrats de maintenance technique des applications avec des partenaires externes.

Envisageant un avenir dans le cloud offrant des services de bout en bout, le directeur des technologies de l’information Pepijn Karsmakers a commencé la migration vers le cloud avec Azure Virtual WAN. Il s’agissait d’une première étape logique pour connecter leur vaste réseau mondial et renforcer la collaboration. Bien qu’il s’agisse d’une étape importante dans leur parcours numérique, Azelis n’a pas pu tirer pleinement parti des énormes investissements de Microsoft dans des domaines tels que la sécurité et les performances.

Avec une stratégie de croissance par fusions et acquisitions, la mise à l’échelle a également constitué un défi. Il fallait installer et configurer de nouveaux serveurs et faire appel à de nombreux partenaires, tout cela dans l’espoir que les centres de données aient encore de la capacité pour accueillir des serveurs virtuels supplémentaires. Le processus était laborieux et chronophage, faisant perdre 25 % du temps de l’équipe à la maintenance et aux activités répétitives de gestion des applications techniques.

Il était tout aussi inquiétant de constater que le système tombait en panne pendant une demi-journée lors des nouvelles versions, ce qui faisait perdre encore plus de temps. Les personnes travaillant le week-end étaient souvent confrontées à un système indisponible en raison des mises à jour, ce qui les obligeait à appeler le service informatique, déjà surchargé.

La philosophie d’Azelis en matière d’innovation a fait de l’intégration rapide de nouvelles personnes et de nouvelles entreprises dans l’organisation un impératif commercial et culturel, tout en maintenant le flux des activités, sans être interrompu par les temps d’arrêt. Karsmakers s’est mis à la recherche d’une meilleure solution.

© Azelis

Déverrouiller un autre monde.

La stratégie de transformation numérique de l’entreprise repose sur trois piliers : Azure, Microsoft 365 et Dynamics 365. La mise à l’échelle est plus rapide que jamais après le passage à une solution SaaS (software-as-a-service) basée sur le cloud avec Dynamics 365. Alors que l’équipe d’Azelis avait l’impression de toujours repousser les limites de son ancien système, avec Dynamics 365, elle se sent sans limites. Le temps auparavant consacré à la maintenance est désormais réinvesti dans des activités à valeur ajoutée telles que les intégrations et la connexion avec les clients, des activités qui ont un impact direct sur l’entreprise.

Il y a également beaucoup moins de soucis à se faire du point de vue informatique. Les temps d’arrêt fréquents et les appels d’urgence le week-end font partie du passé. Avec Dynamics 365, les mises à jour sont programmées pendant les périodes de faible utilisation et ne prennent pas plus d’une heure et demie. L’activité peut se poursuivre en se concentrant sur ce qu’elle doit être : les services.

D’un point de vue opérationnel et utilisateur, Jan Witvrouwen, directeur ERP chez Azelis, déclare : « C’est un monde différent. » Auparavant, l’accès au système ERP était un processus lent, fastidieux et en plusieurs étapes. Désormais, il suffit de deux liens et les utilisateurs peuvent se mettre directement au travail. « C’est le numérique en pratique », explique Witvrouwen, ce qui est crucial pour attirer les meilleurs talents.

Faire plus avec moins.

La mise à niveau vers Dynamics 365 en 2022 était une étape cruciale de la feuille de route de l’entreprise. Le DSI Karsmakers et son équipe considèrent le passage à Dynamics 365 comme un moyen efficace de faire plus avec moins : moins de sommes versées à des consultants externes, moins de temps passé à intégrer de nouvelles entités, plus de temps de fonctionnement. Fait remarquable, Azelis a mis en service 71 entités en une seule fois. De plus, l’environnement moderne de Dynamics 365 a permis de passer de l’ancienne solution AX 2012 à la nouvelle version en toute transparence.

L’intégration avec d’autres outils Microsoft tels qu’Excel et Outlook a contribué à la valeur immédiate qu’Azelis a réalisée avec Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management. À titre d’exemple, la tâche fastidieuse de création d’un bon de commande typique de 50 lignes est passée de 10 minutes à littéralement quelques secondes. Un responsable financier a déclaré : « Nous avons enfin un téléchargement Excel pour les bons de commande dans Dynamics 365 ! C’est tellement excitant que j’en ai les larmes aux yeux car maintenant nous pouvons créer ou mettre à jour plusieurs lignes à la fois ! »

D’autres mises à niveau apparemment mineures, comme l’approbation des commandes à partir d’un courriel au lieu d’ouvrir une autre application, s’ajoutent à de grandes économies. L’efficacité accrue crée une meilleure expérience pour l’utilisateur, qui se répercute sur le client. Dans l’environnement moderne de Dynamics 365, tous les ensembles de données de l’entreprise communiquent entre eux dans toute l’entreprise. Des services de bout en bout relient le portail client, le portail principal et leur e-Lab, ce qui permet d’accélérer la création de valeur.

© Azelis

Perdez le contrôle, gagnez en productivité.

Passer d’AX 2012 à Dynamics 365 semblait initialement presque risqué. Dans l’ancien modèle, l’équipe d’Azelis avait un contrôle total sur toutes les parties du système. Passer à une approche sans intervention semblait décourageant. Leurs inquiétudes se sont rapidement dissipées, car la liberté de l’automatisation a remplacé le stress lié au contrôle de tous les aspects du système. En fait, Azelis est un modèle pour les clients AX 2012 qui se demandent si la transition de leur système ERP est la bonne. Le temps que l’équipe d’Azelis consacrait auparavant à la gestion de sa solution sur site a rapidement été réaffecté à une meilleure assistance commerciale, ce qui a permis de stimuler la productivité et les résultats.

L’équipe Microsoft FastTrack a guidé Azelis dans l’utilisation de la télémétrie pour optimiser les capacités et répondre aux attentes des utilisateurs. Le CIO Karsmakers ne pourrait être plus fier de ce qu’ils ont pu réaliser. « La coopération avec Microsoft a été très, très forte et ne nous a pas laissé tomber », dit-il. « Grâce à FastTrack, tous les doutes sur les performances ont été levés avant la mise en service ».

Aujourd’hui, la satisfaction des performances atteint des niveaux records. L’équipe d’Azelis a reçu des commentaires enthousiastes de ses collègues sur la convivialité et la rapidité du nouveau système, malgré l’extraordinaire distance physique.

Axer la gestion du changement sur les relations : L'ingrédient secret de la réussite.

Azelis a mis en œuvre une approche structurée de la gestion du changement dans laquelle, sans surprise, les relations étaient centrales. Ils ont utilisé tous les canaux de communication disponibles, segmenté les groupes cibles et produit des guides et de la documentation, mais ils doivent leur succès principalement à l’approche personnelle qui caractérise Azelis. En étant proches de leurs utilisateurs, ils ont maintenu ouvertes les boucles de rétroaction et ont pris le temps de discuter avec les entités locales pour leur offrir un soutien et simplement entendre parler de leur expérience. L’enthousiasme remarquable de la direction a soutenu ce projet difficile, en le considérant non pas comme un projet informatique mais comme une entreprise à l’échelle de l’entreprise. L’approche interactive et multidisciplinaire de la gestion du changement en était le reflet.

Le partenaire de mise en œuvre A Collective, une collaboration entre Sonical et Daxperience, a travaillé avec Microsoft pour veiller à ce que les objectifs de l’entreprise soient atteints. Les dirigeants de A Collective ont été impressionnés par l’approche holistique d’Azelis, qui a fait participer toutes les parties prenantes au projet dès le début. Les partenaires attribuent à la préparation solide, aux délais réalistes, à l’investissement de l’ensemble de l’organisation et à la pression positive leur capacité à terminer les tests d’acceptation par les utilisateurs deux mois avant la mise en service, sans aucune correction de dernière minute.

Karsmakers a clairement indiqué que Dynamics 365 faisait partie des fondements de la stratégie numérique globale. « Nous sommes entrés dans l’histoire avec ce projet », dit-il. « Nous avons respecté le budget, les délais, la qualité et l’équipe. En intégrant l’ensemble de cet environnement dans l’écosystème Dynamics 365, nous sommes désormais une entreprise entièrement adaptée au cloud à l’échelle mondiale. La réussite des projets ERP est possible ! »

© Azelis
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Réaliser une valeur commerciale.

Dynamics 365 est l’épine dorsale de tout ce qu’Azelis veut réaliser. L’architecture en nuage, l’environnement moderne, la fiabilité et l’évolutivité offerts par Dynamics 365 sont à la hauteur du défi consistant à comprendre les besoins locaux et à maintenir une connexion personnelle en tant qu’entreprise mondiale.

Mais l’amélioration de la convivialité, l’augmentation de la productivité et le renforcement de la cybersécurité ne sont que quelques-uns des avantages dont Azelis a déjà bénéficié. Dynamics 365 aide l’entreprise à développer de nouveaux services numériques tout en minimisant son empreinte carbone, un autre objectif stratégique clé. Dynamics 365 « s’inscrit dans notre stratégie globale visant à intégrer plus rapidement de nouvelles activités, à établir des connexions plus sûres, à faciliter les échanges avec des tiers et à améliorer notre efficacité énergétique », explique M. Karsmakers.

Comme tout est dans le nuage, Azelis économise les coûts d’infrastructure associés aux solutions sur site.  Outre les économies de coûts, Azelis contribue aux objectifs environnementaux de Microsoft, à savoir être neutre en carbone, positif en eau et sans déchets d’ici 2030.

Profiter d'un écosystème sans limites.

La mise en œuvre réussie de Dynamics 365 a déjà révolutionné la capacité de l’entreprise à s’intégrer et à se développer rapidement, mais les avantages ne s’arrêtent pas là. « Il s’agit également de renforcer les capacités et les aptitudes », déclare Karsmakers. « Grâce à l’écosystème Dynamics 365, nous pouvons réaliser des choses que nous n’aurions jamais pu imaginer. »

Toujours tourné vers l’avenir, le DSI est enthousiasmé par la transition du reporting vers les insights. Avec le guidage piloté par l’IA, la prévision des flux de trésorerie et l’identification des contraintes d’approvisionnement et de ressources, combinés à l’intelligence relationnelle, les possibilités de tirer encore plus de valeur de l’investissement de l’entreprise dans Dynamics 365 sont infinies. « Il ne s’agit plus d’un choix d’application », dit-il. « Nous disposons de l’environnement. Maintenant, il s’agit des données, des processus, de l’efficience, de l’efficacité, des perspectives, de l’innovation, de l’excellence opérationnelle – c’est ce sur quoi nous pouvons nous concentrer davantage plutôt que sur les discussions technologiques et le type d’application dont nous avons besoin. »

La fiabilité, l’agilité et la précision de la plateforme Dynamics 365 de bout en bout, entièrement intégrée, évoluera au fur et à mesure de la croissance d’Azelis, soutenant la volonté incessante de l’entreprise d’innover et de se connecter.

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Votre entreprise est-elle prête pour une transformation numérique ?

OIivier Laloo

Managing Partner

« Depuis 2007, j’aide les clients à développer leur activité en utilisant des applications professionnelles. Mon expertise a commencé avec les ERP, mais s’est élargie à un large éventail d’applications, ce qui m’a permis d’offrir aux clients une solution commerciale de bout en bout. Au fil des ans, j’ai soutenu des projets dans le monde entier, petits et grands, dans différents secteurs. »

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