Focus op taken met toegevoegde waarde
Howest Hogeschool, cheeft 8.000 studenten die een van de 24 bacheloropleidingen volgen op de campussen in Oostende, Brugge en Kortrijk. Kun je je voorstellen hoeveel docenten en gastdocenten er op deze campussen rondlopen? De hoeveelheid sollicitaties, gesprekken en administratief werk die erbij komen kijken? Je zou denken dat de praktische organisatie van personeel bergen gegevens zou genereren.
Nou, we hadden het ons ook niet kunnen voorstellen. Dankzij onze automatiseringsoplossing kan de HR-afdeling van Howest alle wervingsprocedures registreren en beheren in slechts een paar klikken.
"Onze medewerkers zijn onze grootste hulpbron. We moeten ons personeel te allen tijde kunnen begeleiden en controleren. Daarom had HOWEST 2 jaar geleden een Office 365- en cloudoplossing nodig. Als early adopters namen we contact op met Sonical by Arcade om de IT-afdeling te helpen een goede start te maken met ons geautomatiseerde wervingsproject. Dankzij de intelligente automatisering van Sonical by Arcade kan onze HR-afdeling nu in luttele seconden personeelsdossiers vastleggen en verwerken."
Uitdagingen en oplossingen
Eerste uitdaging
Microsoft-technologie voor het snel en efficiënt volgen van kandidaten
Ten eerste verandert geautomatiseerde werving een voorheen zeer geïndividualiseerd, tijdrovend en moeilijk proces in een proces dat Microsoft-technologie gebruikt om ervoor te zorgen dat kandidaten snel en efficiënt worden opgevolgd. Om de productiviteit te verhogen, verloopt alles via een online digitaal formulier. De relevante documenten worden automatisch gegenereerd, dus met slechts een paar klikken kan HR onmiddellijk een online dossier aanmaken voor elke persoon. Hoe makkelijk is dat?
Tweede uitdaging
Personeelswerving is de kernactiviteit van HOWEST. Alle informatie moet beschikbaar, transparant en traceerbaar zijn, voor een organisatie die 80% van haar middelen aan werving besteedt. Elke bevoegde medewerker moet de tool kunnen controleren en er toegang toe hebben vanaf het moment dat de stroom begint met externe/interne vacatureplaatsingen, gevolgd door de selectiefasen en eindigt met een integratieprocedure. De HR-afdeling wilde effectief communiceren en ervoor zorgen dat alle HOWEST-medewerkers op dezelfde golflengte zaten (zonder eindeloze heen-en-weer e-mails).
Transparante en traceerbare informatie
Office 365 biedt een geconsolideerd platform waarmee HR-teams kunnen communiceren. Dit verbetert niet alleen de interne organisatie van HOWEST, maar met de geïntegreerde optie voor het delen van agenda’s kunnen ze gemakkelijk afspraken inplannen zonder voortdurend met elkaar te hoeven overleggen. Bovendien voegt onze oplossing transparantie en traceerbaarheid toe aan het wervingsproces. HOWEST kan bijhouden welke medewerkers betrokken zijn bij welke fase van de selectieprocedure en indien nodig de juiste mensen inschakelen.
Gecentraliseerde informatie
Derde uitdaging
Er zijn nalevingscriteria waaraan bedrijven zich moeten houden als ze te maken hebben met documentatie tijdens wervingsprocedures. Daarom had HOWEST een cloudgebaseerde tool nodig die alle informatie kon centraliseren en waarmee grote hoeveelheden gegevens veilig konden worden verwerkt.
Als volledig geïntegreerde oplossing werkt Office 365 ook voor documenten, spreadsheets en andere Microsoft-bestanden. HR kan eenvoudig cv’s en functiespecificaties delen en indien nodig notities toevoegen. Dankzij de Dankzij de geïntegreerde beveiliging en voortdurende compliance van Office 365 kan HOWEST controleren waar zijn gegevens zijn en wie er te allen tijde toegang toe heeft.