Efficiënt projectbeheer bij Infohos Solutions
Infohos Solutions is een toonaangevend IT-bedrijf in de zorgsector. Zij hebben een marktaandeel van meer dan 65% van alle ziekenhuizen in België die hun apotheeksoftware gebruiken. Daarnaast rekenen de ziekenhuizen ook op Infohos Solutions voor hun facturatie, patiëntenadministratie, logistiek, Power BI-visualisaties en andere processen. Met meer dan 90 medewerkers is efficiënt projectmanagement cruciaal en daarvoor rekent het bedrijf op SharePoint, Power BI en Sonical van Arcade.
"Van bij het begin waren we enthousiast over de manier waarop Arcade onze SharePoint-site verder kon ontwikkelen, rekening houdend met de nieuwe organisatiestructuur van Infohos Solutions. We zijn nu klaar voor de toekomst met een evolutief systeem dat al onze tijd en projecten beheert. Dit heeft als voordeel voor het management dat ze overzicht kunnen creëren over alle projecten en enkel moeten tussenkomen in projecten waar het niet goed loopt (management by exception). Arcade behandelt projecten vanuit een business perspectief, vertaalt dit naar een haalbare technische oplossing en levert snel gefaseerd resultaat op."
Uitdagingen en oplossingen
Eerste uitdaging
Extern Power Platform Team. Infohos Solutions was op zoek naar een partner die hun Project Management proces kon verbeteren en automatiseren op basis van het reeds gebruikte SharePoint Online platform. De fundamenten van het SharePoint systeem moesten opnieuw worden opgebouwd aangezien de organisatie aanzienlijk was veranderd.
Verbeteren en automatiseren van projectmanagementprocessen
Wij adviseerden Infohos Solutions om te werken met de combinatie Sharepoint, van een centraal Data Warehouse (DWH) in combinatie met de Power BI rapportage tool. Eenmaal geïmplementeerd, kreeg Infohos Solutions in-house kennis en gebruikers-adoptie training om te werken met zijn gloednieuwe PMO-tool.
Tweede uitdaging
Een initiële Sharepoint implementatie was opgezet maar paste niet meer bij de nieuwe organisatiestructuur van Infohos Solutions. Ze hadden een basis in Sharepoint, maar hadden een groeistrategie nodig om uren, projectresultaten en een groter beeld van hun activiteiten bij te houden.
Standaardisering van rapportsjablonen
Standaardisatie van rapportsjablonen, rapporten genereren met een klik op de knop, delen in een vast formaat en de rapporten baseren op één gegevensbron. Infohos Solutions medewerkers kunnen project workspaces creëren, taken bijwerken, en deliverables verzamelen gemakkelijk en veilig in de cloud.
Derde uitdaging
Verouderde technologie. Gegevens en systemen liepen vertraging op, en het verkrijgen van inzicht in uren en projecten was een uitdaging.
Volledige controle met de PMO-tool
De PMO-tool is ontworpen om mee te evolueren met de groeiende organisatiestructuur. Infohos Solutions houdt de touwtjes in handen en beschikt over een volledig onafhankelijke oplossing van Arcade.
Vierde uitdaging
Het gebruik van formele en informele verslagen om de stand van de projecten mede te delen was beperkt en de gegevensbronnen varieerden.
Tijd- en projectregistratie gemakkelijk gemaakt
Tijd- en projectregistratie gemakkelijk gemaakt. Alle betrokken medewerkers werken op dezelfde gegevens, en iedereen kan op een intuïtieve manier relevante informatie raadplegen. Het projectdashboard met geïntegreerde filteropties biedt een eenvoudige manier om alle projecten op te volgen, vanaf de initiële aanvraag van de klant tot de uitvoering en de facturatie.